Center za razvoj knjižnic - CeZaR
spremljanje, svetovanje, razvoj

Šolske knjižnice

Pogosta vprašanja pri obdelavi gradiva


1. Predlog Pravilnika o upravljanju učbeniških skladov uvaja postopek evidentiranja delovnih zvezkov za 1. in 2. razred, ki so namenjeni učencem kot končnim uporabnikom in se ne izposojajo v informacijskem sistemu COBISS. Kako se ta postopek razlikuje od inventarizacije?

2. Kako evidentiramo samostojne delovne zvezke v več delih? Ali moramo vnesti vse dele in tudi pri vseh razdeliti skupno ceno, ali pa vnesemo delovni zvezek enkrat in skupno ceno?

3. Pri monografski publikaciji v več delih. ki ima en bibliografski zapis, torej en COBISS.SI-ID, so trije zvezki; dva od teh zvezkov se uporabljata v 1. razredu, en zvezek pa se uporablja v 2. razredu. Kako to evidentirati v sistemu COBISS?

4. Za gradivo, ki spada na isti COBISS.SI-ID, smo prejeli dva ali več računov. Kako ravnati v tem primeru?

5. Kako naj se odločim, kdaj učno gradivo inventariziram (vpišem podatke v polje 996 vključno z inventarno številko) in kdaj evidentiram?

6. Pri vpisovanju podatkov v modul Evidentirano učno gradivo, me zanima, kateri vir financiranja naj določim in s katero kombinacijo podatka o razredu?

7. Delovne zvezke za 1. in 2. razred, ki bi jih morali evidentirati, smo pomotoma že inventarizirali? Kaj storiti?

8. Ali lahko prevzamem bibliografski zapis za učno gradivo, v katerem so identični vsi podatki, razen podatka o natisu, dotisu, ipd.?

9. Zakaj iz sistema COBISS ni mogoče dobiti seznama prejemnikov delovnih zvezkov za 1. in 2. razred?

10. Kako naj evidentiram učno gradivo, za katero ne obstaja zapis v COBIB.SI?

11. Zakaj v bazi COBIB.SI niso popisani aktualni delovni zvezki?

12. Posamezne založbe sestavljajo učna gradiva za 1. in 2. razred v komplete, ki pa praviloma niso vpisani v COBIB.SI. Zakaj?

13. Kam vpisati didaktični pripomoček, ki ni opremljen s kataložnim zapisom o publikaciji (npr. stoični kvadrat – plastificiran pripomoček)?

14. Kam vpisati internetno kodo za dostop do interaktivnih vsebin, ki je za vsakega posameznega učenca drugačna in ima svojo ceno – letno naročnino?

15. V naši knjižnici smo večino učbenikov iz prejšnjih let v katalog vnesli že junija. Datumov starih računov nismo iskali, cena, ki smo jo vpisovali v katalog, pa je bila določena pavšalno. Kakšna je ustrezna rešitev za nastalo situacijo?

16. Do kdaj je potrebno zaključiti z evidentiranjem oz. vnosom gradiva?

17. Kako katalogiziramo založniški komplet?

18. Kaj narediti, če iz računa ne moremo razbrati natančne cene za vsak posamezen naslov?

19. Šole s prilagojenim programom dobijo delovne zvezke na cederomih in jih nato natisnejo v toliko izvodih, kot jih potrebujejo. Natisnjene delovne zvezke plačajo starši. V COBIB.SI ni bibliografskega zapisa za delovni zvezek v tiskani obliki. Kateri bibliografski zapis uporabimo, da nanj pripnemo podatke, ki so predpisani v Pravilniku o upravljanju učbeniških skladov (šolsko leto, cena enote, predmet)?

20. Kako naj ustrezno inventariziram atlas? Kot monografsko publikacijo ali kot neknjižno gradivo?





1. Predlog Pravilnika o upravljanju učbeniških skladov uvaja postopek evidentiranja delovnih zvezkov za 1. in 2. razred, ki so namenjeni učencem kot končnim uporabnikom in se ne izposojajo v informacijskem sistemu COBISS. Kako se ta postopek razlikuje od inventarizacije?

Delovni zvezki za 1. in 2. razred, ki jih učenci dobijo kot končni uporabniki, niso del knjižnične zbirke. Knjižnice jih evidentirajo za potrebe Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport v posebnem, za to namenjenem modulu COBISS. (Navodila za delo v razredu COBISS3/Zaloga – Evidentirano učno gradivo na povezavi https://home.izum.si/izum/e-prirocniki/Dopolnitve/Evidentirano_u%C4%8Dno_gradivo.pdf). Postopek evidentiranja je zato preprost in zajema podatke, ki so predpisani v predlogu Pravilnika o upravljanju učbeniških skladov. Zahtevani podatki se navezujejo na bibliografske zapise, ki jih knjižničarji prevzamejo iz baze COBIB.SI. Osnova popisa je naslov. Pri delovnih zvezkih, ki so v kompletu s skupno ceno (npr. komplet z več različnimi naslovi (za več različnih predmetov), praviloma ne glede na to, v koliko delih je posamezen naslov), delimo skupno ceno s številom naslovov in količnik vpišemo kot ceno posameznega naslova.

Za lažje razumevanje podajamo fiktivni primer:

V založniškem kompletu je gradivo za 4 predmete: matematiko, slovenščino, družbo in glasbo.

V tem založniškem kompletu je

  1. En naslov = en delovni zvezek = en COBISS.SI-ID za glasbo,
  2. En naslov = en delovni zvezek = en COBISS.SI-ID za družbo,
  3. En naslov v dveh delih = en COBISS.SI-ID za matematiko,
  4. En naslov v treh delih = en COBISS.SI-ID za slovenščino.

Konkretna šola je kupila 34 takšnih založniških kompletov.

V segmentu COBISS3/Zaloga v razredu Evidentiranje učnega gradiva bomo tak založniški komplet obdelali na naslednji način:

  1. Na COBISS.SI-ID za glasbo bomo dodali en objekt za evidentiranje učnega gradiva (v nadaljevanju EUG) s podatki:
  • Šolsko leto: 2019/2020
  • Razrednik/letnik: 1.razred
  • Predmet/program: glasba
  • Vir financiranja: Učbeniški sklad
  • Količina: 34
  1. Na COBISS.SI-ID za družbo bomo dodali en objekt za EUG:
  • Šolsko leto: 2019/2020
  • Razrednik/letnik: 1.razred
  • Predmet/program: družba
  • Vir financiranja: Učbeniški sklad
  • Količina: 34
  1. Na COBISS.SI-ID za matematiko bomo dodali en objekt za EUG:
  • Šolsko leto: 2019/2020
  • Razrednik/letnik: 1.razred
  • Predmet/program: matematika
  • Vir financiranja: Učbeniški sklad
  • Količina: 34
  1. Na COBISS.SI-ID za slovenščino bomo dodali en objekt za EUG:
  • Šolsko leto: 2019/2020
  • Razrednik/letnik: 1.razred
  • Predmet/program: slovenščina
  • Vir financiranja: Učbeniški sklad
  • Količina: 34


2. Kako evidentiramo samostojne delovne zvezke v več delih? Ali moramo vnesti vse dele in tudi pri vseh razdeliti skupno ceno, ali pa vnesemo delovni zvezek enkrat in skupno ceno?

Pri evidentiranju delovnih zvezkov v več delih upoštevamo za enoto učnega gradiva naslov (=COBISS.SI-ID) in ni treba vnašati podatkov za vsako fizično enoto posebej. Naslov vpišite enkrat in vnesite skupno ceno, to je ceno za naslov.

Za lažje razumevanje podajamo fiktivni primer:

Imamo monografsko publikacijo v več zvezkih: delovni zvezek  za 1. razred za matematiko, ki pa je v dveh zvezkih (delih).  V sistemu COBISS je za tako publikacijo izdelan en bibliografski zapis (en COBISS.SI-ID).

Konkretna šola je kupila 31 takšnih publikacij.

V segmentu COBISS3/Zaloga v razredu Evidentiranje učnega gradiva bomo tak delovni zvezek  obdelali  na naslednji način:

  1. Na COBISS.SI-ID bomo dodali en objekt za evidentiranje učnega gradiva s podatki:
  • Šolsko leto: 2019/2020
  • Razrednik/letnik: 1.razred
  • Predmet/program: matematika
  • Vir financiranja: Učbeniški sklad
  • Količina: 31


3. Pri monografski publikaciji v več delih. ki ima en bibliografski zapis, torej en COBISS.SI-ID, so trije zvezki; dva od teh zvezkov se uporabljata v 1. razredu, en zvezek pa se uporablja v 2. razredu. Kako to evidentirati v sistemu COBISS?

Gre za konkreten primer založbe Mladinska knjiga, ki ponuja osnovnošolskim knjižnicam gradivo Slovenščina: S slikanico na rami. Zvezek za opismenjevanje (COBISS.SI-ID=289125120). Gradivo izide v treh zvezkih in zanj je kreiran en bibliografski zapis. Prvi in drugi zvezek sta namenjena učencem 1. razreda, tretji zvezek pa učencem 2. razreda.

Vzemimo, da je šola naročila za 1. razred 34 izvodov prvega in drugega zvezka in za 2. razred 25 izvodov tretjega zvezka.

V segmentu COBISS3/Zaloga v razredu Evidentiranje učnega gradiva bomo tak bibliotekarski komplet obdelali tako, da bomo na isti COBISS.SI-ID dodali dva objekta za evidentiranje učnih gradiv s podatki:

  1. Na COBISS.SI-ID bomo dodali en objekt za evidentiranje učnih gradiv s podatki:
  • Šolsko leto: 2019/2020
  • Razrednik/letnik: 1.razred
  • Predmet/program: slovenščina
  • Vir financiranja: Učbeniški sklad
  • Količina: 34
  1. Na COBISS.SI-ID bomo dodali en objekt za evidentiranje učnih gradiv s podatki: 
  • Šolsko leto: 2019/2020
  • Razrednik/letnik: 2.razred
  • Predmet/program: slovenščina
  • Vir financiranja: Učbeniški sklad
  • Količina: 25


4. Za gradivo, ki spada na isti COBISS.SI-ID, smo prejeli dva ali več računov. Kako ravnati v tem primeru?

V tem primeru na istem COBISS.SI-ID-ju naredite več objektov EUG za isto šolsko leto. V vsakem objektu EUG vpišite ustrezen datum računa za pripadajočo količino enot.



5. Kako naj se odločim, kdaj učno gradivo inventariziram (vpišem podatke v polje 996 vključno z inventarno številko) in kdaj evidentiram?

Delovni zvezki za prvi in drugi razred osnovne šole so namenjeni učencem kot končnim uporabnikom in jih je treba le evidentirati. Učna gradiva, ki si jih učenec izposodi in vrne konec šolskega leta, v naslednjem šolskem letu pa bodo izposojena drugemu učencu, je treba inventarizirati (v tem primeru vnesemo lokacijske podatke v polje 996).



6. Pri vpisovanju podatkov v modul Evidentirano učno gradivo, me zanima, kateri vir financiranja naj določim in s katero kombinacijo podatka o razredu?

  1. Kadar je vir financiranja “učbeniški sklad”, evidentirano učno gradivo vnesete samo za 1. in 2. razred osnovne šole. V meniju so poleg svetlomodrih podatkov (ki so že programsko obvezni), obvezni še podatki o količini, ceni na enoto in datumu računa.
  2. Kadar je vir financiranja “starši”, objekt evidentirano učno gradivo vnesete na naslednji način:
    1. v OŠ: od 1. do 9. razreda
    2. v SŠ: od 1. do zadnjega letnika

           V tem primeru je obvezen le podatek o ceni na enoto. Pridobite ga s sklepa sveta staršev.



7. Delovne zvezke za 1. in 2. razred, ki bi jih morali evidentirati, smo pomotoma že inventarizirali? Kaj storiti?

Polja s pripadajočimi inventarnimi številkami morate brisati iz baze. Brisane inventarne številke morajo biti dodeljene drugemu gradivu, ki ga v tekočem letu prejme knjižnica.



8. Ali lahko prevzamem bibliografski zapis za učno gradivo, v katerem so identični vsi podatki, razen podatka o natisu, dotisu, ipd.?

Prevzemate lahko le bibliografske zapise, ki se popolnoma ujemajo z bibliografskimi podatki na gradivu, ki ga obdelujete. Če ustreznega zapisa ni v COBIB.SI, morate gradivo poslati v katalogizacijo NUK (kontakt: Milica Pavlović, tel.: 01 5861 375, milica.pavlovic@nuk.uni-lj.si; CD-ji, DVD-ji in notno gradivo: Miha Mali, tel.: 01 5861 382, miha.mali@nuk.uni-lj.si).



9. Zakaj iz sistema COBISS ni mogoče dobiti seznama prejemnikov delovnih zvezkov za 1. in 2. razred?

Seznama z imeni prejemnikov delovnih zvezkov iz sistema COBISS ni mogoče dobiti, ker evidentiramo le podatke o učnem gradivu. Knjižnice si lahko za lastno uporabo pri izdelavi evidence prejemnikov pomagate s seznamom učnega gradiva, ki ga dobite iz sistema COBISS (glej IZUM…). Le-tega lahko uvozite v Excel in ročno pripišete imena prejemnikov.



10. Kako naj evidentiram učno gradivo, za katero ne obstaja zapis v COBIB.SI?

Če se zgodi, da zapis, ki ga potrebujete, ne obstaja v vzajemni bazi COBIB.SI, se obrnite na NUK (kontakt: Milica Pavlović, tel.: 01/5861 375, milica.pavlovic@nuk.uni-lj.si; CD-ji, DVD-ji in notno gradivo: Miha Mali, tel.: 01/5861 382, miha.mali@nuk.uni-lj.si).

Če se zgodi, da zapis, ki ga potrebujete, ne obstaja v vzajemni bazi COBIB.SI, se obrnite na NUK. Prav tako se na NUK obrnite, če v bibliografskem zapisu opazite kakšno napako (npr. zatipkano ISBN številko, nenamerno slovnično napako in podobno) (kontakt: Milica Pavlović, tel.: 01/5861 375, milica.pavlovic@nuk.uni-lj.si; CD-ji, DVD-ji in notno gradivo: Miha Mali, tel.: 01/5861 382, miha.mali@nuk.uni-lj.si).



11. Zakaj v bazi COBIB.SI niso popisani aktualni delovni zvezki?

V bazi COBIB.SI so prvi zapisi za sloveniko načeloma oblikovani na stopnji CIP-a (nepopolni zapisi, ki nastanejo pred izdajo publikacije), popolni zapisi pa se oblikujejo na osnovi obveznega izvoda publikacij, ki jih prejme in obdela NUK, ali pa na osnovi prejetega gradiva zapis uredi druga knjižnica. Založniki pogosto dostavljajo obvezne izvode s krajšo zamudo. In če za določeno gradivo niso poslali zahtevka za pripravo CIP-a, je gradivo lahko v prodaji, preden je narejen bibliografski zapis. V takem primeru gradivo takoj pošljite v katalogizacijo v NUK.



12. Posamezne založbe sestavljajo učna gradiva za 1. in 2. razred v komplete, ki pa praviloma niso vpisani v COBIB.SI. Zakaj?

Založniških kompletov ne katalogiziramo. Katalogiziramo posamezne naslove (to je učna gradiva) založniškega kompleta, torej so zapisi izdelani za vsak naslov posebej.



13. Kam vpisati didaktični pripomoček, ki ni opremljen s kataložnim zapisom o publikaciji (npr. stoični kvadrat – plastificiran pripomoček)?

Tako gradivo je treba poslati katalogizatorjem v NUK, ki pripravljajo zapise za neobdelano gradivo. V Centru za razvoj knjižnic, NUK sta prav za ta namen zaposlena dva katalogizatorja, na katera se lahko obrnete in jima pošljete takšno gradivo. Kontakt: Milica Pavlović, tel.: 01 5861 375, milica.pavlovic@nuk.uni-lj.si; CD-ji, DVD-ji in notno gradivo: Miha Mali, tel.: 01 5861 382; miha.mali@nuk.uni-lj.si



14. Kam vpisati internetno kodo za dostop do interaktivnih vsebin, ki je za vsakega posameznega učenca drugačna in ima svojo ceno – letno naročnino?

Kod za dostop do interaktivnih spletnih vsebin ne navajamo v bibliografskih zapisih, v polju 300 (splošna opomba) je dodana le informacija, da je publikaciji dodana koda. Konkretne kode torej ne vključimo v bibliografski zapis.



15. V naši knjižnici smo večino učbenikov iz prejšnjih let v katalog vnesli že junija. Datumov starih računov nismo iskali, cena, ki smo jo vpisovali v katalog, pa je bila določena pavšalno. Kakšna je ustrezna rešitev za nastalo situacijo?

Podatek o ceni učbenika (inventarne enote) služi za oceno porabe sredstev za nabavo gradiva (ki bi se moral ujemati z računovodskimi evidencami), oceno vrednosti knjižnične zbirke pri inventuri ter za izračun nadomestila za uničene in poškodovane knjige. Če ste za gradivo, ki ga je knjižnica pridobila v preteklih letih vpisovali »pavšalno ceno«, tako tudi nadaljujte. Tekoči prirast pa obdelujte po pravilih: vnašajte ceno, ki je zapisana na računu.



16. Do kdaj je potrebno zaključiti z evidentiranjem oz. vnosom gradiva?

Odvisno od namena vnašanja podatkov:

  • Rok za evidentiranje delovnih zvezkov za 1. in 2. razred je takrat, ko potrebujete izpis, na osnovi katerega naredite evidenco prejemnikov evidentiranega gradiva.
  • Rok za obdelavo učnega gradiva, ki se izposoja, je povezan z izposojo.
  • Rok za vpis gradiva, ki ga financirajo starši je aktualen za analitično delo in s tem povezane podatke, ki jih potrebuje Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport za načrtovanje politike na tem področju in šole oziroma ravnatelji v naslednjem ciklusu. Torej je rok okvirno do konca koledarskega leta, v katerem se je začelo šolsko leto.


17. Kako katalogiziramo založniški komplet?

Založniški komplet je komplet, ki ga oblikujejo založbe. V takšnem kompletu je več fizičnih in bibliografskih enot (naslovov) učnega gradiva, praviloma za več predmetov. Posamezne bibliografske enote, to je monografske publikacije, so lahko v več zvezkih. Ker gre za en naslov, se zanje naredi en bibliografski zapis. Založniških kompletov ne katalogiziramo. Katalogiziramo posamezne naslove založniškega kompleta.



18. Kaj narediti, če iz računa ne moremo razbrati natančne cene za vsak posamezen naslov?

Cena se praviloma prepiše z računa, nejasnosti mora razčistiti računovodstvo.



19. Šole s prilagojenim programom dobijo delovne zvezke na cederomih in jih nato natisnejo v toliko izvodih, kot jih potrebujejo. Natisnjene delovne zvezke plačajo starši. V COBIB.SI ni bibliografskega zapisa za delovni zvezek v tiskani obliki. Kateri bibliografski zapis uporabimo, da nanj pripnemo podatke, ki so predpisani v Pravilniku o upravljanju učbeniških skladov (šolsko leto, cena enote, predmet)?

Iz baze COBIB.SI prevzamemo bibliografski zapis za e-vir in vpišemo predpisane podatke. Natisnjeni delovni zvezek ne dobi novega bibliografskega zapisa. V opombi pri bibliografskem zapisu za e-vir, pa je dodan podatek, da se gradivo tiska.



20. Kako naj ustrezno inventariziram atlas? Kot monografsko publikacijo ali kot neknjižno gradivo?

Atlasi sodijo po standardih med neknjižno gradivo in se tako tudi obdelajo. Nekateri stari atlasi so obdelani kot knjige, kar je treba popraviti.
Pri statistiki se morajo šteti med neknjižno gradivo.